茨城県災害ボランティア活動支援サイト

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災害ボランティアセンターのICT化が進行中!

     茨城県及び茨城県社会福祉協議会では、県内で災害が発生した際、被災者支援のために設置される「災害ボランティアセンター」が、より円滑で効果的に運営できるよう、災害ボランティアセンターのICT化を支援しています。

    1.災害ボランティアセンターの概要


    (1)災害ボランティアセンターとは

     災害が発生したとき、災害ボランティアの方々がその被災地において被災者支援を円滑に行うためには、「災害ボランティア」と「災害ボランティアによる支援を希望する被災者」を結び付ける役割が必要となります。
     被災者のニーズ(助けて欲しいこと)を調査・把握し、被災地を訪れる災害ボランティアの方々にボランティア活動の紹介、活動現場までの案内・送迎などを行うのが、災害ボランティアセンターです。
     茨城県では主に、被災した地域の社会福祉協議会が中心となって、災害ボランティアセンターを立ち上げ、訪れる災害ボランティアを支援しています。

    (2)災害ボランティアセンター運営の流れ

    災害ボランティアセンターは一般的に、次のような流れで運営されます。

    A.災害ボランティアへの対応

    災害ボランティアの受付 
     災害ボランティアセンターにやってくる災害ボランティアの受付をおこないます。

    オリエンテーション 
     受付が済んだ災害ボランティアに対して、災害ボランティア活動の流れや心構え、活動上の注意事項などを説明します。

    マッチング 
     被災者からのニーズ(助けて欲しいこと)と災害ボランティアの調整(マッチング)をおこないます。災害ボランティアには、用意したニーズの中から、希望する活動内容を選んでもらいます。

    ④  グルーピング 
     同じ現場で活動する災害ボランティアを集めてグループを作り、リーダーを決めます。活動内容を記載した指示書や地図を渡し、活動内容をグループメンバーで共有してもらいます。

    ⑤  資機材の貸し出し 
      グループに、スコップや一輪車など、活動現場での作業に必要となる資機材を貸し出します。

    活動現場への送迎 
    グループの準備が整ったら、災害ボランティアを送迎車などで、活動現場(被災者の自宅など)へ送迎します。
    また、活動現場における作業が終わる頃に、送迎車で災害ボランティアを迎えに行き、災害ボランティアセンターに戻ります。

    活動報告書の受理 
     グループのリーダーに活動報告書を作成していただいたうえで、内容の聞き取り確認をおこないます。また、他の災害ボランティアには、使用した資機材の洗浄と返却をしてもらいます。

    B. 被災者への対応

    ①  被災者ニーズの調査・把握 
     被災の範囲を確認し、エリア内の住民に対して災害ボランティアセンターの設置を周知するとともに、災害ボランティア派遣依頼の募募をして、被災者のニーズを把握します。

     被災者からは、電話や依頼書のFAX、災害ボランティアセンターへの来所などにより、災害ボランティア派遣の依頼を受け付けますが、状況に応じ、被災エリアを1軒1軒回る訪問調査をしてニーズを把握することもあります。

    災害ボランティア派遣依頼のあった住民との連絡調整 
     災害ボランティアを派遣する日程などについて、依頼者と電話などで随時の連絡・調整をおこないます。


    2.IVOSの開発


     災害ボランティアセンターは、災害ボランティアの支援を受けたい被災者と、被災者支援をしたい災害ボランティアをつなぐことが、その重要な役割のひとつです。
     災害ボランティアセンターの運営がうまく回らないと、災害ボランティアの力を十分に被災者支援に結び付けられず、被災者の生活再建が遅れてしまいます。災害ボランティアの活動を、より効果的に被災者支援につなげるためには、災害ボランティアセンターを「いかに円滑で効率的に運営するか」が重要となります。
     そこで、茨城県と茨城県社会福祉協議会は、令和3年度、災害ボランティアセンターの運営をICTの活用により効率化する「いばらき型災害ボランティアセンター運営支援システム」通称IVOS(アイボス)を共同開発しました。

    <IVOSの主な機能>

     IVOSは、「災害ボランティアセンターの運営に必要な各種情報を、全てオンライン登録によりデータベース化し、同データベースを活用して帳票自動作成や案件の進捗管理、職員間の迅速なデータ共有をおこなうシステム」です。
     IVOSを導入した災害ボランティアセンターでは、以下の2つ手法を取り入れることが基本となります。

    災害ボランティアの受付を、事前に(前日までに)オンライン登録でおこなう。
    災害ボランティアセンターの運営に必要な各種情報を、その情報を入手するタイミングでIVOSにオンライン登録する。

     ここからは、この手法をIVOS導入とともに取り入れるメリットをご説明します。

    オンラインによる事前受付の導入とその効果

     これまで、災害ボランティア活動をしたい方は、活動をしたい日の朝に災害ボランティアセンターを訪問し、受付をしていました。
     しかし、大規模災害においては、(コロナ禍でなければ)それこそ全国各地から大勢の災害ボランティアが被災地に駆けつけます。実際に、1日に3,000人以上が災害ボランティアセンターの受付に訪れるようなこともありました。

     大勢の災害ボランティアが一斉に集まると、災害ボランティアセンターの受付にはどうしても長い行列ができますし、その混雑はセンター内での他の行程にも影響が及びます。受付から送迎車両で現場に向かうまでの時間が長引き、1時間~2時間もかかるような状況が常態化すれば、その分、災害ボランティアが現場で活動する時間も短くなってしまいます。
     また、災害ボランティアセンターでは、その日にやってくる災害ボランティアに対し、活動案件(被災者ニーズ)を紹介して活動内容を決める「マッチング」をおこないますが、この際、災害ボランティアに紹介する活動案件の依頼者に対して、その前日に電話連絡をし、「明日、災害ボランティアを派遣してよいか」の確認作業をおこないます。
     しかし、災害ボランティアが、活動の当日の朝に災害ボランティアセンターを訪れ、その場で受付をする従来の方法では、その日に災害ボランティアがどのぐらい集まるのか把握できません。そのため、マッチングの終盤において、「災害ボランティアに紹介する活動案件が残っていない」、「今日派遣すると連絡している被災者に、派遣できる災害ボランティアがもういない」といったミスマッチが起きることがあります。

     事前受付の導入は、災害ボランティアセンター運営におけるこのような課題を、解消に繋げることができます。災害ボランティア活動をしたい方は、活動をしたい日の前日までに、スマホやタブレットなどで「事前受付フォーム」にアクセスし、オンライン上で申込みをします。当日は、災害ボランティアセンターの受付で受付票を作成する必要はありません。来所確認のため受付に備えられたQRコードをスマホなどで読み取り、氏名などの簡単な入力を済ませたら、すぐにマッチングに入ります。

     なお、オリエンテーションは、災害ボランティアセンターで受けるのではなく、事前に動画で視聴する形式となります。(事前受付の申込者には、メールで動画URLが送られます。)

     また、事前受付の申請データは、全てIVOSで自動的にデータベース化され、当日どの程度の人数の災害ボランティアが集まるのか、見込みを立てることが可能となります。そのため、見込人数をもとに被災者と事前連絡を取り、当日に災害ボランティアと被災者ニーズのミスマッチがおきないよう、あらかじめ調整することができます。

    入手情報のオンライン登録によるデータベース化とその効果

     IVOSの導入に伴い、災害ボランティアセンターの運営に必要な情報は、その情報を入手するタイミングでIVOSにオンライン登録することとなります。
     例えば、被災者ニーズの調査。災害ボランティアセンターのニーズ班は、現場(被災地)にて被災者宅を訪問し、被災者からニーズ(災害ボランティアに活動してほしいこと等)のヒアリングを行うことがあります。
     これまでは、紙の様式にヒアリング結果を記入し、災害ボランティアセンターに戻ってからエクセル等のデータに打ち込む、という作業をしていましたが、IVOS導入後においては、ヒアリング結果を現場でタブレット端末にオンライン登録します。登録された情報は、即座にIVOSでデータベース化され、災害ボランティアセンターのスタッフに共有されるので、状況によっては、早速その日のうちにマッチングに活用することも可能となります。

     また、災害ボランティア活動の終了後、災害ボランティアの各グループのリーダーは、災害ボランティアセンターに戻ってから「活動報告書」を作成するのが一般的ですが、IVOS導入後においては、オンライン上に用意された「活動報告フォーム」に活動結果を入力・送信します。例えば、リーダーは、活動現場から戻る送迎車の中で、自分のスマ-トフォンを使って入力を済ませることもできます。

     そして、このような手法でIVOS内に保存・集約されたデータベースは、災害ボランティアセンターの運営に有効に活用されます。
     いくつか例を挙げると、災害ボランティアの各グループに渡す「活動依頼書」や、ニーズ案件ごとの「活動履歴」など、災害ボランティアセンターの運営において必要となる様々な帳票を自動出力することができます。なお、活動依頼書には、活動現場の地図が表示されるQRコードや、リーダーがオンライン上で活動報告をするためのQRコードが自動的に表示されます。
     さらに、地図データ上に、全ての被災者ニーズ案件の位置や、色分けした進捗状況を表示したり、その上にハザードマップを重ねるなど、全体的な進捗管理に活用できる機能も実装しています。

     このように、IVOSの導入は、災害ボランティアセンターの運営の効率化や、センターの職員の負担軽減を図ることができることから、災害が発生した際にIVOSを組み込んだ災害ボランティアセンターが円滑に設置・運営できるよう、茨城県及び茨城県社会福祉協議会では、災害ボランティアセンターの設置・運営を担う市町村社会福祉協議会の職員向けにIVOSの操作研修を開催するなど、IVOSの普及を推進しています。

    なお、IVOSの開発にあたっては、以下の方々から多大な助言と技術的支援をいただきました。

    SPECIAL THANKS
    サイボウズ(株)災害支援チーム 柴田 哲史 氏 
    Office SONOZAKI 代表 園崎 秀治 氏 

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